Tu equipo aprueba compras por correo, alguien guarda a mano los adjuntos de proveedores y las respuestas de un formulario se copian a Excel. Abres Power Automate y aparecen cientos de plantillas de Power Automate. ¿Cuál sirve y cuál termina pidiendo una licencia premium?
En esta guía verás la galería oficial, 12 ejemplos por proceso, la automatización en SharePoint, Copilot, los límites del servicio y la conexión con Odoo.
Qué es Power Automate y qué tipos de flujo existen
Power Automate es la plataforma de Microsoft para automatizar procesos sin programar. Cada flujo parte con un disparador (llega un correo, se crea un elemento en una lista, es lunes a las 8:00) y ejecuta acciones en otros servicios a través de conectores. Puedes crearlo desde cero, con Copilot o desde una plantilla.
Hay tres tipos de flujos de nube: automatizados (los activa un evento), instantáneos (se inician con un botón) y programados (corren en un horario fijo). Aparte están los flujos de escritorio, que automatizan aplicaciones de Windows con RPA.
Cómo usar las plantillas de Power Automate
Una plantilla de Power Automate es un flujo ya armado por Microsoft o por la comunidad que copias a tu cuenta y personalizas. Están en el menú Plantillas de make.powerautomate.com. Para usar una:
- Busca por producto (SharePoint, Forms, Outlook) o por escenario (aprobación, recordatorio).
- Revisa los conectores que pide: si uno solo es premium, el flujo exige licencia premium.
- Conecta tus cuentas, ajusta listas, carpetas y destinatarios, y prueba el flujo antes de activarlo.
Descarta las que usan conectores o acciones obsoletos, como el conector Notifications.
Casos de uso de Power Automate: 12 ejemplos de flujos por área
Un caso de uso de Power Automate es un proceso repetitivo que un flujo resuelve de punta a punta. Estos 12 ejemplos de flujos en Power Automate llevan el nombre que muestra la galería oficial en español (revisado en octubre de 2026). Es una selección editorial de KPB, no un ranking.
| Área | Plantilla | Disparador | Acciones | Conectores |
|---|---|---|---|---|
| Aprobaciones | Solicitar aprobación cuando se haya agregado un nuevo archivo a SharePoint | Archivo nuevo | Aprobación y aviso en Teams | Estándar |
| Aprobaciones | Enviar respuestas de formulario para su aprobación | Respuesta en Forms | Aprobación y registro en SharePoint | Estándar |
| Aprobaciones | Solicitar la aprobación (todo el mundo debe aprobar) de un elemento seleccionado | Botón en una lista | Aprobación unánime con recordatorios | Estándar |
| Correo | Guardar datos adjuntos de correo electrónico de Office 365 en OneDrive para la Empresa | Correo nuevo | Guarda los adjuntos | Estándar |
| Correo | Supervisar los correos electrónicos entrantes con un alias en una hoja de cálculo de Excel | Correo nuevo | Agrega una fila en Excel | Estándar |
| Formularios | Registrar respuestas de formulario en SharePoint | Respuesta en Forms | Elemento en una lista | Estándar |
| Tareas | Crear una tarea de Planner cuando se envíe un formulario de Microsoft Forms | Respuesta en Forms | Tarea en Planner y correo | Estándar |
| Tareas | Enviar un correo electrónico de resumen de todas las tareas pendientes de Planner | Programado | Resumen por correo | Estándar |
| Documentos | Notificar a un equipo de nuevos archivos de SharePoint | Archivo nuevo | Tarjeta en un canal de Teams | Estándar |
| Reportes | Copiar elementos de lista de SharePoint en un archivo CSV cada semana | Programado | CSV en OneDrive | Estándar |
| Finanzas | Leer y guardar información de facturas | Botón | Extrae datos con AI Builder y los envía por correo | Premium + créditos de IA |
| ERP | Solicitar aprobación para una factura de compra de Business Central (primera respuesta) | Factura de compra | Aprobación que actualiza el ERP | Premium |
La conclusión para Power Automate para pymes: lo de Microsoft 365 suele ser estándar, y lo premium aparece al leer documentos con IA o conectarse a un ERP (costos en licencias de Power Automate). Para facturas de proveedores en Chile, revisa antes la automatización de finanzas: el DTE ya llega en XML. Para avisos cuando un indicador se sale de rango, mira las alertas automáticas por umbral.
Automatización en SharePoint: aprobaciones, reglas y Copilot
La automatización en SharePoint es el conjunto de herramientas que ejecutan tareas por sí solas sobre listas y bibliotecas de documentos: reglas que avisan cuando algo cambia, aprobaciones nativas, reglas redactadas con Copilot y flujos de Power Automate para la lógica compleja. Conviene usar la más simple que resuelva el caso.
Flujos de aprobación en SharePoint
Los flujos de aprobación en SharePoint envían un elemento o archivo a una o más personas y registran su respuesta. Las aprobaciones nativas se activan desde la barra de comandos de la lista o biblioteca; por defecto basta con que uno apruebe, pero puedes exigir que respondan todos. Para varias etapas o condiciones, usa Power Automate.
Reglas y Copilot en SharePoint
Las reglas de una lista o biblioteca avisan por correo cuando un elemento se crea, cambia o se borra. Copilot en SharePoint (Knowledge Agent en su versión preliminar) crea reglas a partir de una descripción. Requiere licencia Microsoft 365 Copilot y, según Microsoft, admite hasta 15 reglas por lista o biblioteca y entiende instrucciones en español, pero solo procesa archivos en inglés (revisado en octubre de 2026).
El fin de los flujos de trabajo de SharePoint 2013
Según Microsoft, los flujos de trabajo de SharePoint 2013 quedaron retirados de SharePoint Online el 2 de abril de 2026, sin extensión posible: si un proceso dependía de uno y nadie lo migró, ya no funciona. Microsoft recomienda reconstruirlos en Power Automate.
Copilot en Power Automate
Copilot en Power Automate es el asistente que arma un flujo de nube a partir de una descripción en lenguaje natural: sugiere el disparador y las acciones y configura las conexiones. Funciona solo en el diseñador nuevo, con cuenta de trabajo o escuela, y Microsoft advierte que está optimizado para inglés, con soporte limitado para otros idiomas. Usa el formato que recomienda, "cuando pase X, haz Y", nombra los conectores y revisa cada acción antes de activar el flujo.
Los flujos de agente (agent flows) son distintos: se crean en Copilot Studio y se cobran con su capacidad, no con Power Automate.
Límites que conviene conocer
Los principales, según la documentación de Microsoft (revisado en octubre de 2026):
| Límite | Valor | Qué implica |
|---|---|---|
| Acciones por flujo | 500 | Usa flujos secundarios |
| Duración de una ejecución | 30 días | Una aprobación sin respuesta vence |
| Flujo sin disparos | 90 días | Puede apagarse, salvo con dueño premium o licencia Process |
| Errores o limitación (throttling) continuos | 14 días | El flujo se apaga |
| Ejecuciones simultáneas | 1 a 100 (25 por defecto) | Activar el control no se revierte sin rehacer el disparador |
Agrega copropietarios: reciben el aviso 30 días antes de que un flujo inactivo se apague y pueden reactivarlo.
Power Automate con Odoo u otros ERP: opciones reales
Microsoft no tiene un conector de Odoo en su catálogo oficial (revisado en octubre de 2026). Hay tres caminos:
- Acción HTTP contra la API JSON-2 de Odoo 19 o superior, con una clave de API.
- Conector personalizado sobre esa API, más fácil de reutilizar.
- Webhook desde Odoo: una regla de automatización con la acción Send Webhook Notification envía los campos elegidos a un flujo con disparador de solicitud HTTP.
La acción HTTP y los conectores personalizados son premium. Del lado de Odoo hay tres condiciones (revisado en octubre de 2026):
- La API externa solo viene en el plan Custom de Odoo, no en One App Free ni Standard. Odoo Studio, donde Odoo documenta esas reglas, tampoco está en Standard.
- Una clave de API dura como máximo tres meses: si nadie la renueva, el flujo se detiene.
- XML-RPC y JSON-RPC se eliminarán en Odoo 22 y Odoo Online 21.1: lo nuevo debe usar JSON-2.
Si integras Microsoft 365 con Odoo, diséñalo dentro de la implementación de Odoo.
Cuándo Power Automate no es la herramienta correcta
Power Automate rinde dentro de Microsoft 365. Cuando los datos viven en Odoo o el paso exige interpretar texto, hay caminos más directos:
- Si el flujo solo vigila datos de Odoo, como facturas vencidas, Keep Checking trae esas alertas listas dentro del ERP y se instala en 7 días; las eliges en el cotizador.
- Si buscas reportes de Odoo, Keep BI suma dashboards prediseñados como "Cobranza", desde 10 UF + IVA al mes por 3 dashboards.
- Si la regla es simple y los datos ya están en el ERP, usa sus automatizaciones nativas.
- Si hay que leer un correo o un pedido sin formato, un agente de IA a medida de Kersify lo interpreta y deja el registro en tu CRM, sea Odoo u otro, para que una persona lo apruebe.
Para comparar plataformas, revisa qué es n8n; para priorizar procesos, automatización de procesos con IA.
Por qué hacerlo con KPB Solutions
Una plantilla resuelve un paso; el proceso completo exige decidir qué vive en Microsoft 365 y qué en el ERP. En KPB, Odoo Gold Partner con más de 70 clientes activos en 6 países, hacemos esa revisión contigo, con las licencias a la vista.
¿No sabes qué procesos automatizar ni con qué herramienta? Agenda tu reunión y revisemos qué conviene llevar a Power Automate y qué a tu ERP.
