Todos los lunes llega a tu correo el mismo Excel con ventas, márgenes y stock. Lo abres, bajas por cuarenta filas y lo cierras porque "no pasó nada". Hasta que una venta sale con margen negativo o un producto clave se queda sin stock, y te enteras cuando ya costó dinero.
Las alertas automáticas por umbral invierten la lógica: en vez de vigilar los números, recibes un aviso cuando un indicador se sale del rango que definiste.
En esta guía verás el patrón de toda alerta, cómo fijar el umbral, cuatro formas de implementarla, diez alertas recomendadas y cómo evitar que se ignoren.
Qué es una alerta automática por umbral
Una alerta automática por umbral es una regla que revisa un indicador cada cierto tiempo o cada vez que cambia un registro, lo compara con un límite definido (un valor, un porcentaje o un rango histórico) y, solo si lo cruza, avisa a la persona responsable con el dato y el enlace para actuar.
Reporte programado vs alerta por umbral
Un reporte programado llega siempre, haya o no algo que mirar, y por eso deja de leerse. Una alerta llega solo ante una excepción. Se complementan: el reporte muestra tendencias y la alerta permite reaccionar el mismo día. Juntos forman el monitoreo de KPIs, una de las piezas del Business Intelligence para pymes, y las alertas son la más madura de las tendencias de BI de 2026.
El patrón de una alerta: disparador, consulta, condición, acción y registro
En cualquier herramienta, una alerta tiene cinco piezas.
- Disparador: un horario (cada día a las 8:00) o un evento (se confirmó un pedido).
- Consulta: de dónde sale el valor: el ERP, un modelo de Power BI o una planilla.
- Condición: la comparación contra el umbral, como "margen menor a 15%".
- Acción: un correo, un mensaje en Teams o, mejor, una tarea asignada con fecha.
- Registro: fecha, valor y responsable de cada aviso, para medir cuántos se resolvieron.
El registro es la pieza que más se omite, y sin él no sabes si las alertas sirven. Es la misma estructura de cualquier flujo de trabajo automatizado.
Cómo definir un buen umbral: absoluto, porcentual o contra el histórico
El umbral decide si la alerta es útil o ruido:
| Tipo de umbral | Cómo funciona | Ejemplo | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Absoluto | Un valor fijo | Stock bajo 50 unidades | Límites operativos claros |
| Porcentual | Un porcentaje o variación | Margen bajo 15% | Indicadores que crecen con el volumen |
| Contra el histórico | Una desviación de lo normal | Venta semanal 25% bajo su promedio de 8 semanas | Indicadores estacionales |
Tres reglas prácticas:
- Parte de la decisión. Si al cruzar la línea no harías nada distinto, la alerta sobra.
- Usa dos niveles: uno preventivo (margen bajo 20%) y uno crítico (bajo 10%).
- Exige persistencia si el dato es ruidoso: avisa solo si la condición se repite en dos revisiones.
Opción 1: enviar un reporte cuando un valor supera un umbral con Power Automate
Enviar un reporte cuando un valor supera un umbral es programar un flujo que consulta el dato y solo manda el informe si se cumple la condición. La condición por umbral en Power Automate se arma así:
- Crea un flujo de nube programado con el disparador Periodicidad.
- Agrega la consulta: filas de Excel, una base de datos o la acción Run a query against a dataset del conector de Power BI, que ejecuta una consulta DAX.
- Agrega una Condición que compare el valor con el umbral.
- En la rama "Sí", envía el correo o el mensaje de Teams y registra el envío, por ejemplo en una lista de SharePoint. En la rama "No", el flujo termina.
Según los límites de Power Automate, el historial de ejecuciones dura 30 días (de ahí tu propio registro) y un flujo que falla de forma continua se apaga a los 14 días, a veces sin que nadie lo note.
Para Odoo no hay conector en el catálogo de Power Automate: necesitas la acción HTTP o un conector personalizado, ambos premium, y la API externa de Odoo, que su página de precios incluye solo en el plan Custom (revisado en octubre de 2026). Los costos están en licencias de Power Automate y las vías de conexión, en plantillas y ejemplos de Power Automate.
Opción 2: alertas de datos en Power BI que disparan un flujo
Las alertas de datos en Power BI son avisos que el servicio envía cuando un valor de un dashboard cruza el umbral que definiste. Según la documentación de Microsoft:
- Funcionan en el servicio y la app móvil, no en Power BI Desktop, y solo sobre mosaicos anclados desde medidores, KPI y tarjetas numéricos.
- Se evalúan cuando el modelo se actualiza: si refrescas una vez al día, la alerta también.
- Llegan al centro de notificaciones y, si lo eliges, por correo. Solo las ve quien las creó.
Para avisar a otras personas, usa en Power Automate el disparador When a data driven alert is triggered. En los reportes, el botón Set alert crea alertas de Fabric Activator, que avisan por correo o Teams a quien indiques, pero requieren un área de trabajo con capacidad de Fabric (revisado en octubre de 2026).
Opción 3: acciones planificadas y reglas automatizadas en Odoo
Las alertas en Odoo se arman con herramientas nativas:
- Regla por cambio de valor: cuando un registro cumple una condición, como un pedido confirmado con margen bajo el umbral, crea una actividad para el responsable o envía un correo con plantilla.
- Regla por condición de tiempo: se dispara antes o después de una fecha, como el vencimiento de una factura. No es instantánea: según la documentación de Odoo, la revisa una acción planificada que por defecto corre cada 4 horas, con mayor frecuencia si el plazo es menor a 40 horas.
- Acción planificada con código: para indicadores agregados, como la venta semanal contra el histórico, hace falta código Python. Odoo advierte que el mantenimiento de código personalizado no está incluido en sus planes Standard ni Custom.
La documentación de Odoo 19 y 20 muestra cómo crear estas reglas desde Odoo Studio, incluido en el plan Custom (revisado en octubre de 2026); el detalle puede variar según tu versión y plan. Además, cada regla es una pieza más que probar en cada migración de versión.
Opción 4: un catálogo de alertas listo para Odoo
El cuarto camino es partir de alertas ya diseñadas. Keep Checking, el módulo de alertas de KPB para Odoo, monitorea de forma continua procesos y datos en cinco frentes, del comercial a la integridad de datos. Sus alertas viven dentro de Odoo, se asignan por rol y enlazan al registro de origen, así que no tienes que construir ni mantener cada regla por separado.
10 alertas que toda pyme debería tener
Los nombres vienen del catálogo del cotizador de Keep Checking; la "X" es el umbral que defines tú.
| Alerta | Quién la recibe | Acción esperada |
|---|---|---|
| Venta con margen menor a X% | Gerente comercial | Revisar precio o descuento |
| Oportunidades sin movimiento | Vendedor | Agendar el siguiente paso |
| Clientes con riesgo de churn | Ejecutivo de cuenta | Contactar al cliente |
| Pedido de cliente sin facturarse | Administración de ventas | Emitir la factura |
| Tickets abiertos por más de X días | Jefe de soporte | Reasignar o escalar |
| Clientes con facturas vencidas con X tiempo | Cobranza | Gestionar el cobro |
| Clientes sin cupo disponible de crédito | Crédito | Aprobar o retener el pedido |
| Facturas sin conciliar con Orden Compra | Contabilidad | Aclarar la diferencia |
| Productos con proyección de quiebre | Compras | Generar la orden de compra |
| Despachos con atraso | Logística | Avisar al cliente y reprogramar |
Las alertas de calidad de datos, como contactos duplicados u oportunidades sin monto esperado, las vemos en la guía de historial del cliente y vista 360.
Cómo evitar la fatiga de alertas
La fatiga de alertas ocurre cuando llegan tantos avisos, o tantos irrelevantes, que las personas dejan de leerlos e ignoran también los importantes. Para prevenirla:
- Cada alerta tiene dueño y acción. Si nadie sabe qué hacer con ella, se elimina.
- Avisa a quien decide, no a todos.
- No repitas el aviso mientras la condición siga igual.
- Revisa el registro cada mes. Una alerta que nadie resuelve tiene mal el umbral o sobra.
Por qué hacerlo con KPB Solutions
Como Odoo Gold Partner con más de 70 clientes activos en 6 países, en KPB definimos contigo los umbrales, y con Keep Checking la puesta en marcha toma 7 días. Los planes incluyen hasta 10, 30, 50 o 100 alertas (3 a 10 UF + IVA al mes). En el cotizador revisas un catálogo de 70 alertas prediseñadas y personalizables, armas tu selección y pides tu cotización; lo que no esté en la lista se configura a medida.
¿Necesitas además dashboards en Odoo? Revisa Keep BI. ¿Tus datos no están en Odoo? Podiux, nuestro ecosistema de Business Intelligence con Power BI, incluye alertas automáticas.
¿Quieres dejar de enterarte tarde? Agenda tu reunión y revisemos qué indicadores de tu empresa merecen una alerta.
