Cierras la medición del mes, el ITO observa una partida mal cubicada y la aprobación del estado de pago llega semanas después. Recién entonces facturas y empiezan a correr los días de pago, cuando ya pagaste remuneraciones, maquinaria y subcontratistas.
Si ese ciclo vive en planillas, el problema es el flujo del estado de pago. En esta guía verás cómo diseñarlo, cómo controlar retenciones y costos por obra, qué plazos legales rigen en Chile y qué resuelve Odoo para constructoras de forma estándar y qué requiere desarrollo a medida.
Qué es un estado de pago y por qué se atrasa
Un estado de pago (EP) es el documento con que el contratista cobra al mandante la obra ejecutada en un período: valoriza el avance de cada partida según el presupuesto contratado, descuenta la amortización del anticipo y las retenciones pactadas y, una vez aprobado por el mandante o su inspección técnica (ITO), habilita la emisión de la factura.
Los atrasos de los estados de pago en construcción suelen venir de cubicaciones (cálculo de cantidades ejecutadas) que no calzan entre la obra y la oficina técnica, órdenes de cambio sin precio aprobado, versiones cruzadas entre el ITO y finanzas, y facturas distintas al EP aprobado que terminan reclamadas.
El plazo legal de pago corre desde que el mandante recibe la factura, no desde la medición: los días de revisión previos los financias tú.
Diseño del flujo de aprobación de estados de pago: de la medición al cobro
Un flujo de aprobación de estados de pago es la secuencia de etapas, responsables y respaldos que recorre cada EP desde la medición hasta el cobro:
- Medición en obra: avance por partida a la fecha de corte, con cubicaciones y fotos.
- Revisión de la oficina técnica: valoriza con el itemizado y aplica órdenes de cambio, anticipo, retención y multas.
- Envío al mandante o ITO: con número, versión y respaldos.
- Observaciones: cada corrección es una versión nueva.
- Aprobación: fecha y monto aprobado, el único facturable.
- Factura: DTE por el monto aprobado, vinculado al EP.
- Cobro: plazo de reclamo, vencimiento, conciliación y retención por cobrar.
Roles y aprobaciones: obra, oficina técnica, mandante e ITO
| Rol | Qué debe quedar registrado |
|---|---|
| Administrador de obra | Cubicaciones, fotos y avance acumulado por partida |
| Oficina técnica | Carátula del EP valorizada, versión y respaldos |
| Mandante o ITO | Observaciones, fecha y monto aprobado |
| Finanzas | DTE vinculado al EP, vencimiento y pago |
| Gerencia de proyecto | Órdenes de cambio aprobadas, con monto y motivo |
Retenciones en construcción, anticipos, órdenes de cambio y garantías
Las retenciones en construcción son el porcentaje que el mandante descuenta de cada estado de pago como garantía de buena ejecución, hasta un tope pactado en el contrato o las bases, y que devuelve tras la recepción de la obra. Llévalas por obra junto con otros tres saldos:
- Retenciones: saldo, tope y fecha esperada de devolución. En obra pública, la modificación del reglamento de contratos del MOP publicada en el Diario Oficial el 27 de febrero de 2026 establece que, si el contratista no acredita el pago a sus subcontratistas ni justifica su falta, las retenciones se devuelven recién al liquidar el contrato o cuando lo acredite.
- Anticipos: monto recibido, amortizado y pendiente.
- Órdenes de cambio: estado y monto; solo las aprobadas entran al EP.
- Garantías: boletas o pólizas con monto y vencimiento.
Control de costos por obra: analítica, compras, bodega y subcontratos
El control de costos por obra consiste en imputar cada costo a la obra que lo origina y compararlo a tiempo con su presupuesto. En Odoo:
- Un proyecto y una cuenta analítica por obra, a la que se imputan compras, facturas de proveedores, horas y gastos.
- Presupuesto analítico: en Odoo 19 compara lo presupuestado con lo comprometido (incluye las órdenes de compra confirmadas sin facturar) y lo realizado, y marca en rojo la orden que lo excede.
- Bodega en obra: una ubicación por obra. En Odoo 19, los materiales de movimientos de stock validados para el proyecto entran a su panel de rentabilidad.
- Subcontratos: órdenes de compra imputadas a la obra. Su EP se modela a medida, y el cruce de sus facturas se explica en automatización de finanzas y contabilidad.
Ojo con la versión: según las notas de versión de Odoo 20, el reporte de rentabilidad salió del tablero del proyecto y lo reemplazan reportes dedicados de presupuesto y márgenes.
Plazos de pago y factura electrónica en Chile: lo que la constructora debe controlar
La Ley 19.983, modificada por la Ley 21.131 de pago a 30 días, fija tres reglas que afectan tu caja (revisado en octubre de 2026):
- Plazo de pago: 30 días corridos desde la recepción de la factura, y no produce efecto una cláusula que lo cuente desde otra fecha. Un plazo mayor exige, entre otros requisitos, acuerdo escrito e inscripción en el registro del Ministerio de Economía.
- Pyme frente a gran empresa: si tu empresa es de menor tamaño y el mandante es grande, ese plazo mayor solo cabe en tu beneficio y en casos como pagos parcializados o por avances.
- Reclamo: el mandante tiene 8 días corridos para reclamarla, contados desde que el SII recibe la factura. Sin reclamo, queda irrevocablemente aceptada, algo clave si la cedes en factoring.
El atraso genera interés por mora y una comisión del 1% del saldo adeudado. Para emitir DTE desde Odoo necesitas la certificación ante el SII; el detalle está en facturación electrónica con Odoo.
Qué resuelve Odoo de forma estándar y qué requiere desarrollo a medida
Al evaluar un software para constructoras, importa si puede modelar tu flujo. Odoo no trae un módulo de estados de pago chilenos, pero publica un paquete de industria para contratistas generales (General Contractor, que requiere Odoo Enterprise; revisado en octubre de 2026) con facturación por hitos, anticipos y retenciones según el avance. Sirve de base, aunque su descripción no menciona la carátula del EP ni la aprobación del ITO.
| Necesidad | Estándar en Odoo | A medida |
|---|---|---|
| Obras e hitos | Proyectos con tareas, hitos y Gantt | No requiere |
| Facturación por avance | Hitos con % entregado | % calculado desde la cubicación |
| Anticipos | Anticipo descontado al facturar el saldo | Amortización proporcional por EP |
| Costo por obra | Analítica y presupuestos | Presupuesto por partida |
| Carátula y versiones del EP | No incluida | Avance acumulado y observaciones |
| Aprobación del ITO | Actividades y firma electrónica (Sign) | Estados del EP con fechas |
| Retenciones y garantías | Mencionadas en el paquete de industria | Saldo, tope y liberación por obra |
Lo estándar depende de tu edición y versión: el paquete de industria es de Enterprise, y las diferencias del resto están en Odoo Community vs Enterprise.
Facturación por avance de obra en Odoo
La facturación por avance de obra consiste en cobrar el contrato según el porcentaje ejecutado en cada período. En Odoo, la facturación basada en hitos asigna a cada hito un porcentaje de la línea del pedido; al marcarlo como alcanzado queda disponible para facturar, aunque la factura no se crea sola. Es la lógica de empresas de servicios, con el porcentaje de la medición aprobada.
Alertas y KPIs: avance físico vs. financiero, sobrecosto, margen por obra y días de ciclo del EP
Con el flujo en Odoo, estos indicadores salen sin planillas:
- Avance físico vs. financiero: % ejecutado según la medición aprobada frente al % facturado y al % del presupuesto gastado.
- Sobrecosto proyectado: costo real + comprometido − presupuesto.
- Margen por obra: ingresos facturados − costos imputados.
- Días de ciclo del EP: del corte al pago, separados por etapa.
- Retenciones por cobrar: saldo por obra y por mandante.
Keep Checking agrega alertas en Odoo. Para obras sirven «Proyectos con baja rentabilidad», «Proyecto con exceso de horas imputadas», «Desviación sobre presupuesto gasto» y «Clientes con facturas vencidas con X tiempo». Tiene planes de hasta 10 a hasta 100 alertas (de 3 a 10 UF + IVA al mes) e instalación en 7 días; eliges las tuyas en el cotizador y pides cotización. Las alertas de EP sin aprobar o de retenciones por liberar se desarrollan a medida. Para fijar umbrales, lee alertas automáticas por umbral.
Keep BI suma dashboards dentro de Odoo como «Proyectos Status & Performance» y «Cobranza». Y los asistentes y agentes de IA a medida de KPB pueden convertir las observaciones del ITO en tareas, redactar el envío del EP y disparar el seguimiento con el mandante, con una persona que revisa antes de enviar.
Por qué hacerlo con KPB Solutions
Somos Odoo Gold Partner, con +40 KPBeers y +70 clientes activos en 6 países. En una implementación de Odoo diseñamos contigo el flujo del estado de pago y modelamos lo que Odoo no trae (carátula, aprobaciones, retenciones y amortización de anticipos) sobre Proyectos, contabilidad analítica, compras y facturación por hitos. Sumamos certificación SII, alertas, dashboards e integraciones como Fintoc, nuestra alianza de conexión bancaria y conciliación automática.
¿Quieres ver el estado de pago de tu próxima obra en Odoo? Agenda tu reunión y revisamos tu flujo con un EP real.
