Tu vendedor toma un pedido por WhatsApp a las siete de la tarde. Al día siguiente el camión sale con cajas de menos, la factura usa la lista de precios antigua y, un mes después, el cliente paga tarde. Nadie sabe si ese pedido dejó margen.
No es falta de esfuerzo: el proceso vive repartido entre planillas, chats y un software contable que no ve la bodega.
En esta guía verás qué es una distribuidora, su flujo B2B, qué resuelve Odoo de forma nativa y qué no, qué KPIs medir y cómo implementar.
Qué es una distribuidora: tipos y qué necesita gestionar
Una distribuidora es una empresa que compra productos en volumen a fabricantes o importadores, los almacena y los revende a otros negocios (comercios, restaurantes, empresas o instituciones) en cantidades menores. Su valor está en la logística, el crédito y el servicio comercial. Su margen depende de comprar bien, rotar rápido, despachar completo y cobrar a tiempo.
Los tipos más comunes son:
- Consumo masivo: almacenes y minimarkets, con preventa y despacho diario.
- Alimentos y perecibles: lotes, vencimientos y, a veces, cadena de frío.
- Industrial o técnica: repuestos o insumos, con miles de códigos.
- Importadora o representante de marca: pocos proveedores y costos de internación.
Todas gestionan cinco frentes: precio y crédito, stock, despacho, documentos tributarios y cobranza.
El flujo completo: preventa, pedido, picking, guía de despacho, factura y cobranza
Cada paso nace del anterior, sin volver a digitar:
- Preventa o toma de pedido. Por visita, WhatsApp, correo o tienda B2B. En Odoo queda como cotización con la lista de precios del cliente.
- Nota de venta. Al confirmarla, Odoo reserva stock y genera la orden de entrega.
- Picking. Se prepara en uno, dos o tres pasos, por olas y, en Odoo Enterprise, con la app Código de barras.
- Guía de despacho. Al validar la entrega, Odoo permite crear la guía electrónica que acompaña al camión.
- Factura. Con la política de facturar cantidades entregadas, se factura lo que salió y no lo pedido (documentación de Odoo).
- Cobranza. La factura a crédito queda en cartera hasta que se paga y concilia.
Guía de despacho electrónica en Chile
La guía de despacho electrónica (DTE 52) es el documento tributario que respalda el traslado de mercadería. Desde el 17 de enero de 2020 debe ser electrónica, por la Ley 21.131 (SII).
En Odoo la emite el módulo Chile - E-Invoicing Delivery Guide (l10n_cl_edi_stock), parte de la localización oficial en Odoo Enterprise (revisado en octubre de 2026). Requiere la app Inventario, CAF propios para guías y la certificación SII aprobada. La documentación advierte que una guía no debería superar 60 líneas de producto (Odoo para Chile). Si te falta, revisa la certificación SII y la guía de facturación electrónica.
Listas de precios por cliente y canal, descuentos por volumen y control de crédito
Una lista de precios por cliente es un conjunto de reglas que reemplaza el precio base según quién compra, cuánto y cuándo. En Odoo cada regla se aplica por producto, categoría o variante, con cantidad mínima (descuento por volumen) y fechas de vigencia, y calcula un descuento, una fórmula o un precio fijo. La lista se asigna en la ficha del cliente. Odoo 20 suma reglas por período o día de la semana y precios por tipo de empaque, como caja o pallet. Si además configuras productos con opciones o apruebas descuentos por nivel, ya estás en terreno de CPQ.
El control de crédito también es nativo: defines un límite por cliente y Odoo advierte en la nota de venta y en la factura cuando se supera. Pero no bloquea: retener el pedido hasta que finanzas lo apruebe requiere una regla adicional o desarrollo.
Inventario multibodega, lotes, vencimientos (FEFO) y reabastecimiento
Odoo maneja stock por bodega y ubicación, con lotes y series (ver la guía de Odoo Inventario).
FEFO (primero en vencer, primero en salir) es la estrategia que despacha primero los lotes con fecha de retiro más próxima. Requiere activar lotes y fechas de vencimiento; en alimentos o farmacia reduce las mermas.
El reabastecimiento usa reglas de mínimo y máximo. Odoo 20 sugiere esos niveles según el historial de demanda, agrega un reporte de antigüedad de stock y permite cargar costos en destino (landed costs, como flete o internación) a productos específicos (notas de Odoo 20). En versiones anteriores no están.
Preventa y venta en ruta: qué es nativo en Odoo y qué requiere apps de terceros
En la preventa, el vendedor toma el pedido y otro equipo lo despacha después. En la venta en ruta (autoventa), el camión sale cargado y el vendedor vende, entrega y cobra en la misma visita.
| Necesidad | Nativo en Odoo | Con terceros o desarrollo |
|---|---|---|
| Pedido con la lista de precios del cliente | Sí, desde navegador o celular | — |
| Rutas y visitas por vendedor | No | Módulos de rutas |
| Stock del camión | Se modela como ubicación | App de venta en ruta |
| Vender, entregar y cobrar en la visita | No como flujo dedicado | App de venta en ruta |
| Trabajar sin señal | Odoo 20 crea y edita registros sin conexión | App offline |
Si usas módulos de terceros, revisa que existan para tu versión y quién los mantiene. En KPB los evaluamos o desarrollamos lo que falte, y para operar sin señal ofrecemos Keep Operating, un aplicativo offline que sincroniza los datos automáticamente.
KPIs de una distribuidora con fórmula
| KPI | Fórmula | Qué te dice |
|---|---|---|
| Fill rate | Unidades despachadas ÷ unidades pedidas × 100 | Cuánto de lo pedido entregas |
| Rotación | Costo de ventas ÷ inventario promedio valorizado | Veces que vendes tu stock |
| Días de inventario | Días del período ÷ rotación | Cuánto dura tu stock |
| Tasa de quiebres | Productos activos sin stock ÷ productos activos × 100 | Qué parte del surtido no puedes vender |
| Margen por cliente o producto | (Venta neta − costo) ÷ venta neta × 100 | Qué clientes y productos dejan margen |
| Días de calle (DSO) | Cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito × días del período | Cuánto tardas en cobrar |
Con Keep BI los ves en dashboards prediseñados en Odoo, como «Comercial en 1 página», «Rentabilidad», «Despacho Status & Performance» y «Cobranza». Hay planes de 3, 5 o 10 dashboards (10, 15 o 25 UF + IVA al mes), con instalación en 7 días.
Alertas y automatización: margen bajo, crédito agotado, quiebres y pedidos que llegan por WhatsApp o correo
Keep Checking, nuestro módulo de alertas en Odoo, incluye para distribuidoras:
- «Venta con margen menor a X%» y «Clientes sin cupo disponible de crédito»
- «Productos sin stock» y «Productos con proyección de quiebre»
- «Despachos con atraso», «Pickings incompletos» y «Pedido de cliente sin facturarse»
Los planes van de hasta 10 a hasta 100 alertas (3 a 10 UF + IVA al mes), con instalación en 7 días. En el cotizador armas tu selección y pides tu cotización. Para definir umbrales, lee alertas automáticas por umbral.
Otra fuga son los pedidos por WhatsApp, correo o PDF: con los asistentes y agentes de IA a medida de KPB, un agente lee el mensaje, identifica cliente y productos, y deja la nota de venta en borrador para que una persona la confirme (el caso del PDF está en procesamiento de documentos con IA). Además integramos Vambe (agentes de IA que venden y atienden por WhatsApp, conectados al CRM de Odoo) y Fintoc (conexión bancaria y conciliación automática en Odoo). Para automatizar la cobranza, revisa automatización de finanzas.
Por qué Excel y un software contable no alcanzan, y cómo implementar Odoo por etapas
Excel no reserva stock y el software contable no ve la bodega, así que alguien digita lo mismo tres veces. Revisa las señales de que necesitas Odoo y la comparativa Odoo vs Excel.
Un ERP para distribuidoras se implementa mejor por etapas:
- Datos maestros: productos con empaques, clientes con RUT, condición de pago, límite de crédito y lista de precios.
- Ventas, bodega y despacho: notas de venta, picking y guía de despacho, con la certificación SII lista.
- Facturación y cobranza: facturar lo despachado y conciliar pagos.
- Terreno y canales: preventa o venta en ruta, tienda B2B y WhatsApp.
- Control: alertas y dashboards sobre datos confiables.
Para plazos y costos, lee cómo implementar Odoo en Chile y cuánto cuesta. Si vendes a consumidor final, mira Odoo para retail.
Por qué hacerlo con KPB Solutions
Somos Odoo Gold Partner, con +40 KPBeers y +70 clientes activos en 6 países. Diseñamos el flujo de tu distribuidora, te acompañamos en la certificación SII y sumamos alertas, dashboards e integraciones cuando la base funciona. Conoce nuestra implementación de Odoo.
¿Quieres ordenar tu distribuidora de la preventa a la cobranza? Agenda tu reunión y revisamos tu operación.
